Contabilità per fattura di costo e vendite indirette
Introduzione
Benvenuti nel modulo di Contabilità per Fatture di Costo e Vendite Indirette! Questo modulo è progettato per aiutarti a gestire e riconciliare efficacemente le tue transazioni finanziarie all'interno del tuo sistema ERP. Con funzionalità come l'estrazione automatica dei dati, l'abbinamento dei documenti e il monitoraggio dettagliato, puoi garantire che i tuoi registri finanziari siano accurati e aggiornati.
Iniziare
Per iniziare a utilizzare il modulo di contabilità, assicurati di avere i permessi necessari impostati dal tuo amministratore di sistema. Avrai bisogno di accesso sia ai moduli di contabilità dei costi che a quelli di contabilità delle vendite all'interno del sistema ERP.
Requisiti di Sistema
Accesso ai moduli di contabilità dei costi e contabilità delle vendite all'interno del sistema ERP.
Permessi utente appropriati per visualizzare e processare documenti finanziari.
Caratteristiche Principali
Estrazione Automatica dei Dati: Estrae e interpreta automaticamente i dati da fatture digitali e altri documenti.
Confronto Dati: Confronta i dati delle fatture estratti con i dati degli ordini di acquisto esistenti.
Verifica degli Abbinamenti: Verifica gli abbinamenti basati su regole e tolleranze predefinite.
Segnalazione delle Discrepanze: Identifica e segnala eventuali discrepanze tra fatture e ordini di acquisto.
Tracciabilità: Mantiene un registro di tutte le azioni per conformità e revisione.
Addestramento dei Documenti: Addestra il sistema a riconoscere nuovi documenti con il minimo sforzo, tipicamente solo una volta.
Suddivisione degli Importi: Suddivide gli importi per dipartimento per un monitoraggio finanziario dettagliato.
Definizione del Conto di Mastro: Il team APS (Sistema di Contabilità e Approvvigionamento) può definire il conto di mastro una volta che i dati sono estratti.
Interfaccia Utente
L'interfaccia del modulo di contabilità include tipicamente i seguenti componenti:
Dashboard: Panoramica dello stato delle fatture e delle vendite, e attività recenti.
Strumenti di Ricerca e Filtro: Capacità di cercare e filtrare fatture e registri di vendita.
Registri Abbinati: Sezione che mostra i registri abbinati con successo.
Discrepanze: Sezione che mostra i registri con discrepanze che necessitano di revisione o azione.
Report: Accesso a report dettagliati e opzioni di esportazione.
Guida Passo-Passo all'Uso del Modulo di Contabilità
1. Accedi al Modulo di Contabilità
Naviga al modulo di contabilità dal menu principale del tuo sistema ERP.
2. Importa o Accedi alle Fatture
Importazione Automatica: Se il tuo sistema è configurato per la cattura automatica dei dati, le fatture verranno importate automaticamente nel sistema.
Caricamento Manuale: Se necessario, carica manualmente i file delle fatture nel sistema utilizzando l'interfaccia fornita.
3. Rivedi le Fatture Abbinati Automaticamente
Rivedi le fatture che sono state abbinate automaticamente con gli ordini di acquisto.
Verifica i dettagli dell'abbinamento, inclusi numeri di articolo, quantità e prezzi.
4. Gestisci le Discrepanze
Accedi alla sezione Discrepanze per rivedere eventuali fatture che non sono state abbinate automaticamente.
Regola manualmente le quantità o i prezzi se necessario, o segnala la fattura per ulteriori revisioni.
5. Abbinamento Manuale
Per le fatture non abbinate automaticamente:
Usa gli strumenti di ricerca e filtro per trovare l'ordine di acquisto corrispondente.
Verifica e abbina manualmente la fattura all'ordine di acquisto.
6. Addestra il Sistema
Per nuovi tipi di documenti, addestra il sistema a riconoscerli fornendo un campione.
Tipicamente, devi addestrare il sistema solo una volta affinché riconosca accuratamente documenti simili in futuro.
7. Registra le Prenotazioni
Naviga alla scheda "Voci di riga" per visualizzare e registrare le prenotazioni per ciascuna fattura.
Assegna gli importi ai conti appropriati, centri di costo e dimensioni specifiche per Infor LN/M3.
Esempio: Registrazione di una Fattura di Costo
Seleziona Voce di Riga: Scegli la voce di riga per la fattura di costo.
Assegna Conto: Assegna il conto appropriato, come "71200 - Spese Non Operative".
Imposta Dimensioni: Imposta dimensioni aggiuntive come centro di costo, gruppo di prodotto e progetto.
Suddividi Importo: Se necessario, suddividi l'importo per dipartimento per un monitoraggio più dettagliato.
Inserisci Importo: Inserisci l'importo per la voce di riga.
8. Definisci i Conti di Mastro
Una volta che i dati sono estratti, il team APS può definire i conti di mastro.
Questo assicura che ogni transazione sia registrata sotto il conto corretto per una rendicontazione finanziaria accurata.
9. Genera Report
Accedi alla sezione "Report" per generare report dettagliati sulle transazioni finanziarie.
Usa le opzioni di esportazione per salvare i report per ulteriori analisi o registrazioni.
Esempio di Utilizzo
Caricamento Documenti: Gli utenti possono caricare vari documenti (fatture, note di consegna, ecc.) nel sistema.
Abbinamento Automatico: Il sistema abbina automaticamente i documenti caricati con gli ordini di acquisto esistenti.
Revisione degli Abbinamenti: Gli utenti possono rivedere gli abbinamenti, verificare i dettagli e vedere gli indicatori di stato.
Risoluzione delle Discrepanze: Eventuali disallineamenti o discrepanze sono evidenziati per la revisione e correzione manuale da parte dell'utente.
Esportazione dei Dati: I dati abbinati possono essere esportati per ulteriori elaborazioni o registrazioni.
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