Risoluzione dei Problemi relativi al Controllo degli Accessi e alle Autorizzazioni

Se gli utenti riscontrano restrizioni di accesso inaspettate, come documenti mancanti, impossibilità di modificare campi o azioni negate, utilizzare la seguente checklist per identificare e risolvere il problema in base alla configurazione delle autorizzazioni in DocBits.

1. Verifica se il Controllo degli Accessi è Abilitato

Le impostazioni di Controllo degli Accessi si applicano solo se la funzionalità è abilitata.

• Naviga su: Impostazioni > Elaborazione Documenti > Modulo.

• Assicurati che l'interruttore del Controllo degli Accessi sia attivato.

• Se disabilitato, tutti gli utenti hanno tipicamente accesso illimitato indipendentemente dalle autorizzazioni di gruppo o campo.

2. Controlla le Assegnazioni di Gruppo

Assicurati che l'utente sia correttamente assegnato ai gruppi appropriati:

• Naviga su: Impostazioni > Impostazioni Globali > Gruppi, Utenti e Autorizzazioni.

• Seleziona Gruppi e Autorizzazioni.

• Conferma che l'utente sia elencato nel gruppo previsto.

• Se il gruppo utilizza un controllo degli accessi specifico, l'assegnazione mancante del gruppo bloccherà l'accesso ai documenti e alle azioni.

3. Revisione delle Autorizzazioni di Accesso del Gruppo

L'accesso è concesso per tipo di documento e per azione:

• Nella schermata di Controllo degli Accessi per il gruppo, controlla il tipo di documento (ad esempio, Fattura, Ordine di Acquisto).

• Convalida autorizzazioni come:

  • Elenco, Visualizza, Modifica, Elimina, Aggiornamento di Massa

  • Livelli di Approvazione (1°, 2°), Sblocca Documento

• Assicurati che il livello di accesso non sia limitato a Proprietario o Amministratore a meno che appropriato.

4. Conferma le Autorizzazioni a Livello di Campo

L'accesso può essere anche limitato al livello di campo, il che potrebbe bloccare la modifica o la visibilità:

• Nella configurazione del Controllo degli Accessi del gruppo, naviga al tipo di documento e controlla le impostazioni a livello di campo.

• Conferma se i campi sono impostati su:

  • Lettura/Scrittura, Sola Lettura, Scrittura Proprietario, Nessuno

• Aggiusta se necessario in base al ruolo dell'utente.

5. Controlla l'Impostazione "Solo Documenti Assegnati"

Questa impostazione globale limita la visibilità dei documenti:

• Naviga su: Impostazioni > Impostazioni Globali > Gruppi, Utenti e Autorizzazioni.

• Se Solo Documenti Assegnati è abilitato, gli utenti possono vedere solo i documenti assegnati esplicitamente a loro o al loro gruppo.

• Se gli utenti non riescono a vedere i documenti attesi:

  • Controlla le assegnazioni dei documenti.

  • Disabilita temporaneamente l'impostazione per testare se è la causa principale.

6. Test con un Utente o Gruppo con Accesso Confermato

Per isolare il problema:

• Accedi con un utente di un gruppo che ha accesso confermato.

• Confronta la visibilità dei documenti e le azioni disponibili.

• Questo aiuta a determinare se il problema è specifico dell'utente, del gruppo o dell'intero sistema.

7. Ricontrolla le Assegnazioni dei Documenti

Se "Solo Documenti Assegnati" è abilitato, assicurati che:

• Il documento sia assegnato all'utente o a uno dei loro gruppi.

• Utilizza i controlli di assegnazione nella vista dettagli documento per effettuare o rivedere le assegnazioni.

8. Reimposta o Riconfigura le Autorizzazioni

Se le autorizzazioni sono state modificate di recente o gli utenti sono stati spostati tra i gruppi:

• Conferma che le impostazioni di Controllo degli Accessi riflettano le nuove configurazioni di gruppo.

• Regola le autorizzazioni dei campi e dei documenti se necessario.

• Se non sei sicuro, crea un gruppo di test con ampie autorizzazioni e testa il comportamento di accesso prima di applicare modifiche ai gruppi attivi.