Abbinamento ordine di acquisto

Introduzione

Questo documento fornisce una guida completa su come utilizzare il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto all'interno della piattaforma ERP. Il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto automatizza la conciliazione degli ordini di acquisto con le fatture in arrivo, garantendo che le transazioni finanziarie siano accurate e le discrepanze siano affrontate prontamente.

Per Iniziare

Per iniziare a utilizzare il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto, assicurati di avere i permessi necessari impostati dal tuo amministratore di sistema. Avrai bisogno di accedere sia ai dati dell'ordine di acquisto che ai dati della fattura corrispondente all'interno del sistema.

Requisiti di Sistema

• Accesso ai moduli dell'ordine di acquisto e della fattura all'interno del sistema ERP.

• Autorizzazioni utente appropriate per visualizzare e abbinare documenti finanziari.

Funzionalità Principali

• Estrazione Automatica dei Dati: Estrae e interpreta automaticamente i dati dalle fatture digitali.

• Confronto dei Dati: Confronta i dati della fattura estratti con i dati dell'ordine di acquisto esistenti.

• Verifica dell'Abbinamento: Verifica gli abbinamenti in base a regole e tolleranze predefinite.

• Segnalazione delle Discrepanze: Identifica e segnala eventuali discrepanze tra fatture e ordini di acquisto.

• Registro delle Verifiche: Mantiene un registro di tutte le azioni per conformità e revisione.

Interfaccia Utente

L'interfaccia del sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto include tipicamente i seguenti componenti:

• Dashboard: Panoramica dello stato dell'abbinamento e delle attività recenti.

• Strumenti di Ricerca e Filtraggio: Capacità di cercare e filtrare ordini di acquisto e fatture.

• Record Abbinati: Sezione che mostra i record abbinati con successo.

• Discrepanze: Sezione che mostra i record con discrepanze che necessitano di revisione o azione.

• Report: Accesso a report dettagliati e opzioni di esportazione.

Guida Passo-Passo all'Utilizzo della Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto

1. Accedi al Modulo di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto

Vai al modulo di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto dal menu principale del tuo sistema ERP.

2. Importa o Accedi alle Fatture

• Importazione Automatica: Se il tuo sistema è configurato per l'acquisizione automatica dei dati, le fatture verranno importate automaticamente nel sistema.

• Caricamento Manuale: Se necessario, carica manualmente i file delle fatture nel sistema utilizzando l'interfaccia fornita.

3. Revisione delle Fatture Abbinati Automaticamente

• Revisiona le fatture che sono state abbinati automaticamente agli ordini di acquisto.

• Verifica i dettagli dell'abbinamento, inclusi i numeri degli articoli, le quantità e i prezzi.

4. Gestione delle Discrepanze

• Accedi alla sezione Discrepanze per revisionare eventuali fatture che non hanno potuto essere abbinati automaticamente.

• Regola manualmente le quantità o i prezzi secondo necessità, o segnala la fattura per ulteriore revisione.

5. Abbinamento Manuale

Per le fatture non abbinati automaticamente:

• Utilizza gli strumenti di ricerca e filtraggio per trovare l'ordine di acquisto corrispondente.

• Verifica e abbinare manualmente la fattura all'ordine di acquisto.